5 полезных советов по тайм-менеджменту.

Один умный человек сказал, что время это иллюзия, а перерыв на обед вдвойне. Но несмотря на всю иллюзорную природу этих двух вещей, время определенно может ощущаться как что-то осязаемое. Ведь оно постоянно норовит ускользнуть сквозь пальцы, часто из-за того, что мы просто тратим его впустую. Да, похоже на то, что большинство из нас хочет чуть-чуть да корит себя за все эти часы, проведенные в социальных сетях, чтобы увидеть сколько лайков набежало на новую фотку.

Но также стоит упомянуть все то время, за которое мы себя не виним, которое кажется оправданным. Например, о ворах ненужных обязательств или слишком тесное расписание, за которого мы ничего не успеваем и стрессуем. Как результат, работаем лишь в полсилы. Как говорится – занятая жизнь, потерянная жизнь.

Сегодня я хочу взглянуть на тайм-менеджмент под общим углом и дать вам пять полезных советов, о том, как эффективнее организовать время. И не важно знаете ли вы о том, что тратите его в пустую, или обманывайтесь своим занятым расписанием, думая, что все уже организовали.

Ну что, поехали?

1. Отслеживай время.

Итак, первый совет, научитесь отслеживать время, это использование сервисов тайм трекинга. Существуют разные варианты таких трекеров, но нас интересует ручной тайм-трекер. Это значит, что вы заходите в программу и сами вбиваете время, потраченное на каждое задание в течение дня. И причина, по которой я рекомендую хотя бы попробовать этот способ, в том, что ручное отслеживания времени заставляет вас больше думать об этом самом времени. Вы начинаете лучше понимать, на что уходит ваш день, а значит, вероятнее измените это в будущем. И тут есть два преимущества:

• Во-первых, он более точный, потому что вы отслеживаете реальное время. Вам не нужно возвращаться, вспоминать сколько часов и минут ушло на каждое задание.
• А во-вторых, что куда важнее, вы на вряд ли будете отвлекаться и менять задание, потому что подсознательно хотите, чтобы таймер, как можно точнее, считал сколько времени действительно было потрачено.

2. Знай свои приоритеты.

Совет номер два – расставить приоритеты, причем делать это надо с умом. Возможно, даже сесть, и расписать их на листе бумаги или в ежедневнике. Ведь если вы точно не знаете свои приоритеты, и сколько они занимают в расписании, очень легко набрать лишних обязательств, и стать тем самым вечно занятым человеком.

Конечно, по приоритетам можно написать отдельную статью, но я хочу дать вам пару советов, которые задаю себе каждый раз, когда пытаюсь понять, что же стоит у меня во главе угла, и стоит ли ввязываться во что-то новое.

Первый вопрос сильно залезает в детали. Как выглядит мое расписание без этого обязательства? То есть, нужно основательно пройтись по списку своих нынешних дел, проверить расписание на наличие свободного времени, и решить хочу ли я отказаться от чего-то, чтобы взять на себя новый проект или нет. И прицепом к этому вопросу идет еще один, который предлагает взглянуть на более общую картину. Когда я буду присмерти, то пожалею ли о том, что этого не сделал.

Именно из-за этого вопроса я начал ходить на уроки пения. Еще он будет полезен, если вы пытаетесь перебороть страх, делает что-то новое, а также он очень пригодится с точки зрения тайм менеджмента, потому что помогает расставить приоритеты с точки зрения жизненных ценностей.

Если хотите четко определить свои приоритеты, ценности и текущий список дел, то можете еще попробовать записывать, то, чем занимаетесь в данный момент, и регулярно это обновлять.

3. Компонуй задания.

Третий совет – научитесь эффективно группировать задания. То есть возьмите пару заданий, свяжите вместе и сделайте их за один присест.

Таким образом, вы освобождаете время для трудных проектов в будущем. Но важно то, что таким образом вы используете эффект масштаба. Когда вы группируете задания в одну кучу, то сокращаете время на подготовку, которое ушло бы на каждое из них по отдельности.

Если говорить о конкретных занятиях, которые подходят для группировки, то № 1 – это любые поручения. Если на задание не нужно тратить много энергии, то лучше объединить их вместе и сделать и все в один день.

№ 2 – это не особая энергозатратная домашние дела. То есть убраться, организовать бумаги, почистить свои почту и все в таком духе.

№ 3 если вы уже используете таск-менеджер, попробуйте функцию меток. Это может помочь вам группировать задание, потому что каждый проект можно пометить, согласно энергозатрат, например, низкие, средние и высокие. Или место, к которому привязано задание, например, дом или работа. И когда у вас придет время для выполнения задачи, вы просто можете открыть нужную метку и посмотреть, какие задания там есть. 

4. Научись говорить нет.

Теперь поговорим о том, как научиться говорить нет. Это незаменимо для тайм-менеджмента, особенно для тех, кто сильно занят. 

Есть разные тактики отказа. Есть способы изящно преподносить отказ, планировать на потом, те вещи, которыми вы хотите заняться. Но перво-наперво нужно привыкнуть к тому, что говорить нет, это нормально, и это бывает трудно. Когда мы говорим нет, то нам часто кажется, что мы упускаем какую-то возможность, что у нас есть только один шанс, который выпадает только раз в жизни.

Но помните, что каждый раз, когда вы говорите да, чему-то новому, то платите альтернативную стоимость. Ведь если вы сказали да, чему-то одному, то автоматически сказали нет, чему-то другому. У нас ограниченный запас времени, энергии и внимания. Мы не можем успеть все на свете. И такое мышление может быть полезным. Помните, что каждая ваша решение имеет альтернативную стоимость.

5. Используй дедлайны.

Мы пришли к одному из моих любимых советов по тайм-менеджменту. Использовать себе на пользу давления искусственно созданные дедлайнами. Несколько лет назад я на горьком опыте понял, как полезны могут быть дедлайны. И каким плачевным для продуктивности может быть их отсутствие.

На первом году института в самом первом семестре я был безумно занят. У меня было очень много дел. Я работал на двух работах, ходил на лекции, посещал разные кружки. То есть у меня было очень мало времени для работы над сторонним проектом, моим сайтом. И вот наступает второй семестр, и у меня в голове рождается великолепная идея. Уйти отовсюду, оставить только лекции и посвятить все остальное время работе над блогом. Я думаю, что у меня появится куча времени и энергии для статей и что я утрою продуктивной за ночь. Но по факту я провел весь семестр за компьютерными играми. Написал очень мало статей и просто потерял кучу времени. Из этого я извлек очень полезный урок о том, что нам нужно организация. Нужны дедлайны, нужны какие-то рамки, в пределах которых можно оперировать. В противном случае мы не делаем ничего и идем по пути меньшего сопротивления. Конечно же, есть счастливчики, которые так вдохновлены каждым аспектом своего дела, что им не нужна никакая структура и не нужны никакие дедлайны. Они сразу просыпаются и работают до посинения каждый день.

Но я не один из них. Я люблю свое дело, но мне не нравится каждый его элемент. И я буду прокрестенировать, если у меня не дедлайна. Как сказал один умный человек, дисциплина равняется свободе. Когда у нас есть немного дисциплины организации, то мы способны действовать. Нам нужно принимать меньше решений и у нас есть конкретные временные рамки для завершения работы. Так у нас будет даже больше свободного времени.

Итак, если вы работаете на себя или в студент, у которого есть много свободных часов на задания, то я советую вам ставить дедлайны. Можете создавать мини цели в системах Таск-менеджмента. Создайте себе немного стресса.